Planejamento semanal: o passo a passo para ser mais produtivo

Quando a sexta-feira chega, como você está? Feliz porque vai ter uns dias de folga, mas ao mesmo tempo frustrado porque não conseguiu realizar todas tarefas importantes? Se a sua jornada termina mal, certamente ela começará da mesma forma na próxima semana.

Fazer um planejamento semanal para iniciar a segunda-feira com foco é fundamental para organizar as prioridades e conquistar os seus objetivos. Um traço comum encontrado em pessoas bem-sucedidas, tanto na parte pessoal quanto na profissional, é a dedicação em relação a seus compromissos.

Na verdade, o planejamento semanal é parte central dessa rotina, pois define de fato quais serão suas ações. Além do planejamento em si, é necessário ter capacidade de discernir o que é prioridade em seus objetivos. É necessário também ter força para executá-los, o que não é fácil.

Sendo assim, ter uma programação semanal clara e bem organizada é o primeiro passo para conseguir atingir suas metas. Portanto, leia com atenção o nosso passo a passo com dicas fundamentais para ser mais produtivo. Vamos lá?

Compreenda que o sucesso depende de um bom planejamento

Começar a segunda-feira sabendo exatamente quais serão suas tarefas nos próximos dias é parte crucial de uma boa gestão do tempo. Isso garante que você se concentre nas atividades que precisam de atenção e que podem te impulsionar em direção aos seus objetivos.

Quem não faz um planejamento, perde tempo com distrações e interferências. Quando não se tem prioridades definidas, fica fácil se distrair com atividades prazerosas, mas inúteis. Ou ainda com solicitações de outras pessoas com as quais não deveria se envolver.

Pessoas que se destacam na sociedade possuem uma lista de prioridades muito clara, incluindo nela as atividades relacionadas à vida que se deseja. Essas tarefas precisam ser organizadas com frequência, assim, é possível dar passos rumo aos objetivos e não ficar parado no mesmo lugar.

Utilize uma agenda

Antes de começar uma nova semana, você precisa definir quais são suas cinco prioridades até a próxima sexta. Contudo, não adianta ter isso claro apenas na mente. Você deve ter uma agenda e definir o tempo que irá se dedicar a cada uma das tarefas.

Incluir compromissos na agenda significa determinar um período de tempo para fazer o que precisa. Não se trata, portanto, de ter simplesmente uma lista de afazeres. Se você não definir horas específicas para realizá-las, provavelmente fará somente os itens mais fáceis ou prazerosos. Assim, vai adiar as tarefas que exigem mais e que certamente são as mais importantes para atingir os objetivos.

Existem muitos recursos hoje que facilitam esse trabalho e dispensam o uso de uma agenda física. Um desses é a Google Agenda, disponibilizada gratuitamente e integrada com outros serviços, como o e-mail.

Há outros aplicativos ou sites que cumprem essa função, a depender de suas necessidades e preferência de uso. Quem utiliza uma agenda digital sabe como ela é indispensável para um bom gerenciamento de seus horários. Seja uma agenda virtual ou de papel, a dica aqui é nunca confiar apenas em sua memória para lembrar dos compromissos e prioridades.

Defina uma ordem de prioridades

Além de discriminar quais são as suas atividades, você também deve classificá-las segundo sua importância. Algumas pessoas são tão atarefadas que acabam sendo engolidas pelo cotidiano e não conseguem aproveitar bem o tempo disponível. Você deve conhecer alguém assim.

Há dois problemas em se lançar indiscriminadamente nas atividades que surgem. O primeiro deles é a alta probabilidade de você não conseguir executar nenhuma tarefa com perfeição, já que deve atender tantas demandas diferentes. Outro problema possível é que você acabe deixando de lado assuntos que mereceriam uma atenção mais cuidadosa. Ou seja, de nada adianta ter grande disposição e tempo para o trabalho se eles não forem bem canalizados.

Uma dica aqui é compreender que sempre haverá tarefas que serão deixadas para trás. Caso perceba que os seus estudos de alemão realmente não acontecerão em breve, elimine-os de sua agenda para que consiga se organizar melhor. Ao mesmo tempo, existem alguns compromissos que não podem ser perdidos de forma alguma. Se pensar um pouco, certamente conseguirá dizer aquilo que realmente importa para os seus objetivos e planos.

O equilíbrio aqui é importante. Evite a rigidez de seguir todas as atividades sem considerar sua relevância, mas nunca deixe que o acaso escolha por você quais serão os próximos passos da caminhada.

Considere planejar o tempo de lazer

Pode parecer chato ter que estipular os horários da sua diversão, mas isso pode te ajudar bastante. Por um lado, ainda existe uma mentalidade comum que deveríamos nos dedicar o máximo possível ao trabalho. Isso faz com que algumas pessoas não tenham tempo nenhum para a família e os amigos. Reservar um tempo em sua programação semanal para isso é uma forma de evitar esses problemas.

Voltando à questão da agenda que comentamos mais cedo, uma boa ideia é inserir nela os encontros ou jantares com amigos, por exemplo. Muitos as usam apenas para questões profissionais, mas elas também podem ser úteis nesse sentido.

É uma forma de não se esquecer de compromissos importantes com as pessoas que você ama, além de ser um jeito de manter um registro de quando fez cada atividade, caso precise dessas informações no futuro. De maneira geral, ter uma organização clara de sua semana ajuda a poupar tempo para se dedicar a esses momentos tão preciosos e contribuir até mesmo para a saúde mental.

Tenha sempre em mente a programação dos próximos dias

É fundamental que você tenha o mínimo de conhecimento sobre os compromissos mais importantes dos próximos dias. Não é necessário decorar a agenda semanal em detalhes, mas vale saber quais são seus próximos eventos chave. Assim, você não será pego de surpresa e poderá fazer as eventuais preparações necessárias para a ocasião.

Nesse sentido, manter uma agenda virtual também é útil. Muitas delas têm esse tipo de função para visualizar apenas os próximos dias, fornecendo um panorama de como será sua semana. Uma técnica eficaz, nesse sentido, é a de conferir quais são os compromissos para o dia seguinte toda noite antes de dormir. Esse simples ato ajudará a encarar os desafios com mais segurança e propriedade.

Aqui, vale também dizer que a sua programação pode e deve ser flexível de acordo com as circunstâncias. Aqueles que se agarram demais aos próprios compromissos tendem a ter problemas com o inesperado, e o inesperado sempre vem. Também por isso é importante ter essa noção geral de quais são os seus compromisso agendados. Assim, você poderá entender quais são aqueles possíveis de serem remarcados ou mesmo dispensados de acordo com as necessidades de cada momento.

Aproveite o seu planejamento semanal

Quando falamos de compromissos e datas, parece que estamos apenas nos referindo a empresários ou pessoas com carreiras consolidadas. Mas não é esse o caso. Até mesmo uma pessoa desempregada pode aproveitar muito bem um planejamento semanal assertivo. Quem sabe não seja justamente o que ela precisa para conseguir uma nova oportunidade?

Seja qual for a sua área de atuação ou qual a quantidade de compromissos que você possui, vale sempre organizar minimamente como você distribuirá o tempo que tem. Todos têm objetivos, sejam eles quais forem. Deixar que o acaso escolha sua agenda diária é um movimento comum, mas que nos paralisa e nos impede de avançar de fato.

Talvez você já tenha se sentido assim, com certa impotência diante do que as pessoas e o trabalho exigem. É claro que a busca pela autoconfiança exige mais do que simplesmente criar uma agenda com cuidado, mas certamente esse é um passo valioso.

Lembre-se, é totalmente possível fazer as próprias escolhas e construir o mundo que deseja. Para isso, basta foco e organização. Como você pôde perceber, não existe uma fórmula ou receita perfeita para a organização de suas atividades, mas é imprescindível que ela ocorra!

Não existe gestão do tempo sem agenda e sem planejamento semanal. Se você se organizar para ter foco nas prioridades, não tenho dúvida de que, em poucos anos, essa simples ferramenta irá mudar a sua vida! Caso não tenha o hábito, não se desespere. Tente começar aos poucos e trazer para si alguns dos princípios que citamos aqui.

Por último, vale ressaltar que organização não é um talento ou um dom, mas sim algo que pode ser construído em nossos pensamentos no cotidiano! Ao pensarmos que somos naturalmente desorganizados ou incapazes de fazê-lo, acabamos nos prendendo ainda mais nessa crença. E lembre-se: “O sucesso está escondido atrás das coisas que não queremos fazer”.

E então, gostou de nossas dicas sobre planejamento? Aposto que sim! Então, aproveite para comentar no post as suas próprias ideias para o planejamento semanal e quais as dicas do post que você pretende experimentar no seu dia a dia.