O tempo é um recurso escasso, bastante limitado. E dado o número de tarefas feitas ao longo do dia, parece que ele passa cada vez mais rápido. Como não é possível fazer tudo o que se deseja, é necessário saber como definir prioridades para o dia a dia.
O termo prioridade é derivado do latim “a priori“, que significa algo que vem antes, à frente e que possui primazia. Então, a questão é: ao longo do dia, quais tarefas precisam ser tratadas a priori, de acordo com o seu nível de importância? É o que vamos esclarecer neste artigo!
Nos tópicos seguintes, apresentamos dicas de como é possível definir prioridades, bem como aproveitá-lo ao máximo. Portanto, continua com a leitura.
Separe as tarefas importantes das urgentes
Muitas pessoas confundem o que é importante com o que é urgente, então, vivem “apagando incêndio”, enquanto o que é realmente essencial é deixado de lado.
Em vista disso, em primeiro lugar, é necessário distinguir os conceitos. Importante é tudo o que é essencial e determinante. Urgente, por sua vez, diz respeito a tudo o que indica uma necessidade imediata, algo que não pode esperar por muito tempo.
Uma reunião no meio da semana, por exemplo, pode ser urgente (afinal, ela pode ter sido agendada há um mês), mas é pouco importante para o sucesso das vendas. Tirar um dia de lazer com a família é algo importante, mas, dificilmente, visto como urgente.
Crie o hábito de focar nas tarefas importantes, de modo que não sejam deixadas de lado. Já tarefas urgentes e não-importantes devem ser eliminadas ou delegadas.
Determine as tarefas estratégicas e não estratégicas
Separar as tarefas que são estratégicas das que não são é outra atividade fundamental para priorizar as coisas certas no dia a dia. Nem tudo o que você faz é estratégico.
Pense da seguinte forma: uma tarefa estratégica é a que ajuda você a ganhar mais tempo e resolver coisas realmente importantes. Em contrapartida, as tarefas não estratégicas só ocupam o seu tempo, mas não oferecem uma retribuição efetiva e interessante.
Criar uma lista de prioridades no início do dia, por exemplo, é uma tarefa estratégica, pois você vai economizar tempo mais adiante e poderá focar no que importa. Olhar o e-mail repetidas vezes, por outro lado, é uma tarefa não estratégica, pois só vai ocupar seu tempo.
Então, avalie o que é realmente estratégico para a sua rotina e torne isso uma prioridade. Não priorize o que é disfuncional, pois, assim, você só vai perder tempo.
Faça sua lista de prioridades todos os dias
Tire um horário, preferencialmente nas primeiras horas do dia, para fazer uma lista das suas tarefas. Coloque tudo o que se lembrar — mas não precisa ter uma ordem específica. Levar o relatório de vendas, buscar o filho no colégio, ir até o consultório e assim por diante.
Em seguida, classifique as tarefas listadas de acordo com o grau de importância e urgência. Comece resolvendo essas tarefas importantes e urgentes, depois, as tarefas importantes e, no fim, foque nas demais, aquelas classificadas como não importantes.
Enfim, essas são algumas das principais dicas de como definir prioridades. Uma coisa importante é estar sempre aprendendo novas técnicas e ferramentas gerenciais para fazer a gestão do seu tempo. Dessa forma, você terá mais chances de focar no que realmente importa.
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